Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Di Kantor Desa Tri Mulya Berbasis Web

Abstract

Perkembangan dalam bidang teknologi informasi telah menciptakan dampak signifikan pada sistem administratif pemerintahan, termasuk di tingkat desa. Di Kantor Desa Tri Mulya, metode manual masih digunakan untuk mengatur surat masuk dan keluar, yang dilakukan dengan mencatat melalui buku agenda dan menyimpan arsip fisik. Pendekatan ini menimbulkan sejumlah masalah seperti keterlambatan dalam menemukan dokumen, potensi kehilangan berkas, serta kesalahan dalam pencatatan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi yang berbasis web untuk pengelolaan surat masuk dan keluar, sehingga efisiensi, akurasi, dan keamanan data administrasi di Kantor Desa Tri Mulya dapat meningkat. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif, dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, serta kajian pustaka. Pengembangan sistem dilakukan dengan metode Waterfall yang mencakup tahapan analisis, perancangan, implementasi, dan pengujian. Sistem ini dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, serta dimodelkan dengan Unified Modeling Language (UML) yang mencakup Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram. Hasil dari penelitian ini adalah rancangan sistem informasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar dalam bentuk digital, dilengkapi dengan fitur pencarian, pelaporan, serta pengarsipan digital. Dengan diterapkannya sistem ini, proses administrasi surat di Kantor Desa Tri Mulya menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, serta mendukung transparansi dalam pelayanan publik yang berbasis teknologi informasi.